Где договор «застрял» и сколько на это уходит дней

01 — Постановка задачиВидна дата начала и дата подписания, а что между ними — нет

Согласование договора проходит через несколько людей и подразделений. В итоге видно только дату начала и дату подписания. Непонятно, на каком этапе и у кого договор лежал дольше всего.

Контекст: согласование договоров в группе компаний ведётся в единой системе на базе Битрикс24 — смарт-процесс «Согласование договоров» с обязательными проверками в маршруте. Медианный срок согласования после перехода на единый маршрут сократился с 14 до 2 дней. Отчёт по этапам нужен, чтобы держать этот результат под контролем, а не узнавать о просадке по жалобам инициаторов.

02 — Что показываетСрок, этапы и узкие места

• Срок прохождения договора от запуска до финального статуса.
• Время на каждом этапе и у каждого согласующего.
• Просроченные и зависшие согласования, в том числе договоры на стадии устранения возражений.
• Количество договоров по стадиям: сколько завершено, сколько ещё в работе.
• Ключевые сроки за выбранный период: сколько договоров согласовано, средний срок, медиана и максимум, а также распределение по итоговым статусам.
• Распределение договоров по срокам в рабочих днях: до 1 дня, 1–3 дня, 3–7 дней и дольше недели — с долей каждой группы.
• Время удержания по ролям: сколько договор «висит» у службы безопасности, главного бухгалтера, юрисконсульта, у инициатора или заказчика.
• Рейтинг согласующих по суммарному рабочему времени между этапами, с числом договоров и этапов и средним временем на этап.
• Переключатель периода — неделя, месяц, квартал, год, всё время или произвольные даты — и выбор предприятия или всей группы.
• Выгрузка отчёта в Excel за произвольный период по конкретному предприятию.
• Разрезы: подразделение, тип договора, статья бюджета, период. Периоды можно сравнивать между собой: например, до и после изменения маршрута.

03 — ЛогикаИстория стадий вместо дат начала и конца

Данные берутся из карточек и истории стадий смарт-процесса в Битрикс24 по REST. Для каждого этапа считается время между входом на стадию и выходом с неё. Из этих интервалов собираются среднее значение и «узкие места» — этапы и согласующие, на которых сроки стабильно выше остальных.

Рабочие часы. Сроки считаются в рабочих часах и показываются в рабочих днях: ночь и выходные не искажают картину. Рядом со средним всегда стоит медиана («половина договоров быстрее этого срока»), потому что несколько долгих исключений сильно раздувают среднее, а максимум показывает самый тяжёлый случай периода.

Пример из реального окна наблюдения: в срок до одного рабочего дня уложилась половина договоров, ещё треть — в срок от одного до трёх дней, и лишь около 5% согласовывались дольше недели. Именно «хвост» и роли, где он копится, и становятся предметом разговора с согласующими.

Доступ. Приложение работает внутри Битрикс24 и показывает данные по предприятиям группы. Круг сотрудников, которым открыты все предприятия, ведётся прямо в приложении.

04 — ИтогЧто это даёт

Видно конкретный этап и конкретного согласующего, а не «договор долго ходит». Это даёт основание менять маршрут, вовремя напоминать и планировать сроки подписания. Сравнение периодов показывает, дала ли эффект очередная правка процесса.

Тот же подход продолжается в связке с ЭДО: после согласования договор подписывается в оператор ЭДО, и данные о подписанных версиях сверяются с карточками в Битрикс24, чтобы в системе не оставалось договоров без подписанного экземпляра.